Kuidas korraldada tõhus konverents

Teadus- ja ettevõtluskeskkonnas on konverents üks tõhusamaid suhtlemisviise. Selline sündmus võimaldab teil kokku võtta huvipakkuvatel teemadel kogunenud kogemused, tutvuda valdkonna uute arengutega, luua huvitavaid suhteid. Reeglina on konverents suuremahuline ja nõuab seetõttu hoolikat ettevalmistamist.

Teil on vaja

• - ruumid;

• - mikrofon;

• - videoprojektor;

• - kirjatarbed;

• - vesi ja suupisted.

Kasutusjuhend

1

Koostage konverentsiplaan. See peaks sisaldama eesmärke ja eesmärke, aruannete ajakava, osalejate arvu, vajalikke materiaalseid ja tehnilisi ressursse, kalkulatsiooni sündmuse kohta.

2

Otsustage konverentsi koha ja aja üle. Valige avar ruum, mis mahutab suure hulga külalisi. Uurige eelnevalt välja, kas selles ruumis on võimalik vajalikke seadmeid ühendada. Mis puudutab aega, siis arvestage kindlasti osalejate huvide ja tööhõivega. Näiteks reede õhtul kavandatud õpilaskonverents võib põhjustada äärmiselt negatiivse hoiaku, sest noored on sel ajal harjunud puhkama või koju minema.

3

Tutvuge üksikasjalikult konverentsi teemaga See on vajalik aruannete asjakohasuse ja teadusliku olulisuse kindlaksmääramiseks. Konverentsi dünaamiliseks ja igavaks muutmiseks kaaluge sellel teravaid, vähe uuritud ja vastuolulisi teemasid. Kutsu esinejaid üles kujundama oma seisukoht valitud teemadel.

4

Koostage esinejate esitluste ajakava. Eraldage 30–40% ajast aruannete jaoks ise ja eraldage ülejäänu aruteluks. See on elav ja huvitav arutelu, mis muudab konverentsi tulemuslikuks. Koostage määrus nii, et üks probleem sulanduks loogiliselt järgmisse ja muutuks arutelu objektiks.

5

Hoolitse materiaalse ja tehnilise baasi eest. Võimalik, et vajate interaktiivset tahvlit, ekraaniga projektorit, arvutit, mikrofoni, rebitavate lehtedega pabertahvlit, kirjatarbeid. Konverentsiks valmistumisel kontrollige eelnevalt heli, videoseadmete tööd. Pange osalejate lauale kaustad koos ürituse kavaga ja aruannete peamised kokkuvõtted.

6

Teatage eelseisvast sündmusest konverentsil osalejaid ja külalisi. Esinejad peavad läbima kohustusliku eelregistreerimise protseduuri. Kui konverents on piisavalt suur, ärge unustage kutsuda ajakirjanduse esindajaid ja fotograafe.

Kasulik nõu

Kui konverents kestab piisavalt kaua, mõelge jookidele ja toidule. Iga osaleja lauale saab panna veepudeleid. Vaheajal saavad külalised nautida kuumaid jooke ja Rootsi lauas suupisteid.